Осуществление функций управления во многом зависит от внедрения строго продуманной системы внутренней информации учреждения и отчетности, единых форм учебно-педагогической документации. Только на основе ритмично действующей прямой и обратной связи, достоверной информации руководитель может ставить конкретные задачи, принимать правильные решения, обеспечить их практическую реализацию.
Одним из перспективных средств повышения качества управления образовательным учреждением на современном этапе является создание информационных стандартов, удовлетворяющих информационные потребности всех субъектов управления, оказывающих информационную поддержку, обеспечивая процесс принятия решений большим объемом полезной информации, позволяющих оптимизировать информационные потоки и привести трудоемкость в соответствие с функционалом руководителей и всех участников учебно-воспитательного процесса в образовательном учреждении. Информационные стандарты включают формы предоставления информационных материалов и используются для анализа состояния образовательной системы, организации отчетности.
В ДОУ можно использовать три уровня управленческой информации:
- административно-управленческий уровень (заведующий и его заместители);
- коллективно-коллегиальный уровень (педагогический персонал, учебно-вспомогательный персонал, обслуживающий персонал);
- соуправленческий уровень (дети, их родители, внешние организации).
Каждому из этих уровней соответствует свой, вполне определенный набор необходимой управленческой информации на основе принципа оптимальной достаточности.
Чтобы принять оптимальное управленческое решение, используются различные источники информации (административные, методические, вспомогательные), но в любом случае, чтобы создать целостную информационную систему как условие успешной управленческой деятельности, необходимо определить для каждого уровня:
- содержание (состав) необходимой информации;
- объект управленческой информации;
- источники информации;
- информационные потоки и уровни их обработки;
- назначение и способ хранения информации.
Основной критерий отбора информации – возможность уполномоченного лица на основе ее анализа принимать управленческое решение на своем уровне. Сбор информации, по результатам анализа которой собиравшее ее лицо не может или не уполномочено принимать управленческое решение, не имеет отношения к управленческой деятельности и по этой причине нецелесообразен. Использование компьютерной техники в управленческом процессе значительно упрощает и оптимизирует процесс накопления, использования и хранения управленческой информации. Это позволяет стандартизировать работу с информацией, то есть разработать и использовать положительно зарекомендовавшие себя формы документации, а также минимизировать время подготовки и передачи прямой информации, а также сбора, передачи, обработки и использования обратной информации.
Проблема, существующая в настоящее время, заключается не столько в том, чтобы отобрать для использования необходимый и достаточный минимум информации, сколько в том, чтобы организовать оптимальную циркуляцию и использование всей информации.
В ДОУ процесс обмена информацией затрудняется еще и тем, что большинство сотрудников работает по графику (в первой половине дня, либо во второй половине дня) и это затрудняет процесс обмена информацией.
Существует схема информационного обеспечения управления образовательного учреждения позволяющая всем участникам образовательного процесса осуществлять взаимодействие друг с другом.
Схема информатизации образовательного процесса:
1 уровень (коллективно - коллегиальный)
2 уровень (административно-управленческий)
3 уровень (соуправленческий)
Центром информационного обеспечения управления нашего ДОУ является методический кабинет. Сотрудники ДОУ, относящиеся к первому, коллективно-коллегиальному уровню, предоставляют информацию заведующему и заместителю заведующего. В свою очередь они могут пользоваться информацией, которая имеется в методическом кабинете ДОУ и необходима для выполнения своих должностных обязанностей.
Методический кабинет обеспечивает сбор информации от сотрудников первого уровня, внешних организаций и передает на второй уровень – административно-управленческий.
Административно управленческий персонал анализирует полученную информацию, принимает решения и передает на третий соуправленческий уровень либо, если это касается коллективно-коллегиального уровня, возвращает информацию на первый уровень, но также через методический кабинет ДОУ.
В методическом кабинете у ответственного за информатизацию управления образовательного процесса имеется необходимая оргтехника (автоматизированное рабочее место: компьютер, проектор, сканер, принтер).
Ответственный за информатизацию:
- обеспечивает ввод данных в компьютерную базу, хранение информации в электронном и бумажном виде.
- предоставляет всем участникам образовательного процесса необходимую информацию.
- создает базы данных по образовательному учреждению (по воспитанникам, по сотрудникам, по методической работе, по учебно-воспитательной работе).
Базы данных могут содержать следующую информацию:
- по воспитанникам:
- личные данные;
- сведения о родителях;
- сведения по учебно-воспитательной работе (участие в конкурсах, достижения).
- по сотрудникам:
- личные данные;
- сведения об аттестации и квалификации;
- сведения о достижениях.
- по научно-методической работе:
- рабочие программы;
- медиатека;
- отчеты;
- разработки открытых занятий;
- методические работы педагогических работников.
- по учебно-воспитательной работе:
- результаты мониторинга успеваемости и обученности;
- разработки открытых мероприятий;
- планы на учебный год;
- расписание занятий, кружков;
- общую информацию о ДОУ;
- общие списки воспитанников, сотрудников.
Методический кабинет ДОУ обеспечивает и выполняет следующие задачи:
- сбор, хранение, обработку и передачу информации как внутри образовательного учреждения, так и с родителями (с их письменного согласия);
- взаимодействие с внешними организациями (Управлением образования, бухгалтерией, ТПМПК, медицинским страхованием и другими);
- обеспечивает обновление и дополнение информационных баз данных на сайте ДОУ;
- обеспечивает взаимосвязь со всеми участниками учебно-воспитательного процесса.
Для оптимизации информатизации управления образовательного учреждения необходимо определить состав необходимой информации для каждого уровня.
Первый уровень – коллективно-коллегиальный, включает в себя:
- педагогический персонал (старший воспитатель, воспитатели, педагог-психолог, учителя-логопеды, инструктор по физической культуре, музыкальный руководитель);
- учебно-вспомогательный персонал (младшие воспитатели)
- обслуживающий персонал (завхоз; кладовщик; повара; уборщики служебных помещений; дворник; рабочий по комплексному обслуживанию зданий; кухонные рабочие).
Педагогический персонал может:
- использовать дидактическую и методическую литературу; видеть результативность своей работы; благодаря электронной библиотеке, компенсировать недостаток литературы, наглядных пособий;
- более качественно подготовиться к родительским собраниям и педсоветам;
- создавать индивидуальный портфолио, где отражается не только личностные достижения, но и собирается материал, отражающий динамику развития воспитанников; помогающий ориентироваться в информационном пространстве;
- отражать достижения педагогов и воспитанников;
- вести сайт ДОУ.
- использовать формы обучения, требующие индивидуальной и групповой работы со средствами информации: CD, видеоматериалами и пр. по определенной теме учебной программы;
- руководить процессом получения новых знаний и способов деятельности посредством системы дифференцированных заданий.
В методическом кабинете ДОУ создавается базу данных по кадровому составу и воспитанникам, ведется электронный учёт выбывших и прибывших воспитанников. Осуществляет сбор внутренней информации и при необходимости передавать ее во внешние организации.
Обслуживающий персонал может получать информацию необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. Это может быть личная информация, информация о проводимых мероприятиях в ДОУ, информация полученная из внешних источников.
Второй уровень – административно-управленческий, включает:
- административный персонал ДОУ (заведующий; заместитель заведующего по воспитательно-методической работе; заместители заведующего по безопасности).
Административный персонал может
- автоматизировать систему всех видов отчётности, контролировать учебно-воспитательный процесс;
- обеспечивать материально-техническую и нормативно-правовую сторону информационного обеспечения;
- создавать условия для повышения ИКТ компетентности участников образовательного процесса;
- контролировать работу методического кабинета ДОУ.
Третий уровень – соуправленческий, включает в себя
- педагогов;
- родителей;
- внешние организации.
Они могут
- пользоваться электронной библиотекой, Интернетом;
- получать по итогам года личную карточку со своими достижениями;
- узнавать о мероприятиях, которые будут проводиться;
- получать возможность читать книги, периодику, информацию с CD-дисков и из сети Интернет;
- прослушивать и просматривать фоно-, магнито- и видеозаписи, посещать виртуальные музеи, выставки, галереи, используя их для подбора информации к написанию докладов, сочинений, обзоров, для подготовки к урокам, диспутам, семинарам и др.;
- подбирать разнообразные виды информации для учебных занятий: для общих мероприятий ДОУ, иллюстрирования выступлений, докладов, создания Web-сайтов и т.д.;
- получать максимальную самостоятельность в выборе средств и приемов организации познавательной деятельности;
- приобретать навыки работы с компьютерными каталогами, базами данных и другими программными средствами, картотеками, библиографическими, справочными и энциклопедическими изданиями; получают опыт работы с новыми технологиями.
Родители воспитанников могут получать полную и достоверную информацию о проводимых мероприятиях в ДОУ, о дополнительных образовательных услугах, о результативности работы каждого педагога ДОУ.
При работе с внешними организациями методический кабинет также обеспечивает сбор, обработку, передачу и хранение информации.
Основные задачи информатизации управления образовательного учреждения:
- повышение квалификации и переподготовки педагогических и руководящих работников ДОУ;
- внедрение в работу администрации ДОУ программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию рабочих мест, формирование электронных баз данных, электронный документооборот и др.;
- оснащение современной компьютерной техникой;
- выделение в методическом кабинете рабочих мест «свободного доступа» для работы педагогов с программными продуктами, ресурсами Интернет, электронными учебными материалами, электронными средствами информационно-технологической поддержки и развития учебно-воспитательного процесса.
Одной из главных задач информатизации является материально-техническое обеспечение. Для обеспечения материально-технической базы данной модели информатизации необходимо:
- мощные компьютеры с хорошим программным обеспечением;
- оборудованное сканером, принтером, видеокамерой, проектором автоматизированное рабочее место для работы с базами данных;
- соединение всех компьютеров в единую локальную сеть, но с разграниченным правом доступа к базам данных;
- различные расходные и канцелярские товары.
Ожидаемый результат:
- разработка единой образовательной концепции по внедрению и применению информационных технологий в образовательном учреждении;
- сформировать информационную культуру педагогического коллектива;
- создание единого банка данных о состоянии и результатах процессов управления и образования, разработана технология поддержки принятия решения в процессе реализации управления ДОУ;
- сформировать информационное пространство ДОУ с единой системой управления информационными потоками, обеспечивающее иерархию доступа каждого участника образовательного пространства к единому банку данных;
- создать необходимые условия для обработки поступающей информации, ее отслеживания и прогностического анализа с помощью компьютерной техники;
- обеспечить вхождение ДОУ в российское и международное образовательное информационное пространство (с созданием и поддержкой сайта ДОУ и включением ДОУ в общероссийские образовательные проекты);
- развивать сеть автоматизированного документооборота и делопроизводства;
- создать алгоритм управления качеством образования;
- создать систему информационно - коммуникативного обеспечения общественной жизни.
Эффективность управленческой модели зависит, прежде всего, от эффективности системы сбора, обработки и анализа информации для выбора оптимальных управленческих решений.
Информатизация управления образовательного процесса позволит распределить информационные потоки прямой и обратной связи с точки зрения необходимости, но достаточности, а значит, оптимизировать управленческую деятельность учреждения.